پست آموزشی

نحوه بایگانی ایمیل ها در برنامه OUTLOOK 2016

نحوه بایگانی ایمیل ها در برنامه Outlook 2016
 هر روز حساب کاربری شما سرشار از ایمیل های جدید می شود . این امر باعث می شود که  inbox شما بسیار شلوغ شده و همچنین حجم فایل Outlook شما افزایش یابد . با استفاده از ویژگی بایگانی و یا به عبارتی archive ( آرشیو ) در برنامه Outlook 2016 می توانید کنترل بهتری بر mailbox خود داشته باشید و از رشد بی رویه آن جلوگیری کنید . زمانی که ایمل های خود را آرشیو می کنید پیغام های شما در یک فایل دیتای دیگر برنامه Outlook با پسوند .pst ذخیره می شود و می توانید هر موقع که به آن نیاز پیدا کردید آن را باز نمایید . در همین حال فایل Outlook که از آن به عنوان فایل اصلی استفاده می نماdn همیشه تمیز و مرتب باقی خواهد ماند .

نحوه بایگانی ایمیل ها در برنامه Outlook 2016 1

نحوه تنظیم Outlook 2016 برای ذخیره آرشیو به صورت اتوماتیک
به صورت پیش فرض برنامه Outlook آیتم های قدیمی را به صورت منظم آرشیو می کند اما شما می توانید بازه زمانی این امر همچنین محل ذخیره سازی و دیگر گزینه و تنظیمات را تغییر دهید .

۱ – برنامه Outlook را باز کرده بر روی گزینه File کلیک کرده و سپس گزینه Options را انتخاب نمایید .

۲- در پنجره باز شده از سمت چپ گزینه Advanced را انتخاب کرده و در قسمت راست به بخش مربوط به AutoArchive رفته و در این بخش بر روی گزینه AutoArchive Settings… کلیک نمایید .

نحوه بایگانی ایمیل ها در برنامه Outlook 2016 2

۳ – در کادر پدیدار شده می توانید تنظیمات مورد نظر خود را لحاظ کنید . در این جا با برداشتن تیک عبارت Run AutoArchive every [X] days می توانید قابلیت آرشیو اتوماتیک را غیر فعال نمایید و یا می توانید در قسمت مربوط به همین عبارت بازه زمانی ذخیره اتوماتیک را نسبت به تعداد روز کم و یا زیاد نمایید . می توانید مشخص کنید که نسبت به تاریخ چه فایل های قدیمی به جای این که آرشیو شوند پاک شوند و یا این که چه مدت زمانی از وجود آیتم ها باید بگذرد تا آن ها آرشیو شوند .
نحوه بایگانی ایمیل ها در برنامه Outlook 2016 3

۴ -بعد از اعمال تغییرات بر روی گزینه ok  کلیک نمایید

نحوه آرشیو به صورت دستی در برنامه Outlook 2016
اگر نمی خواهید که ایجاد آرشیو به صورت اتوماتیک انجام پذیرد می توانید در هر زمان این کار را به صورت دستی انجام دهید .
۱ – برنامه Outlook را باز کرده بر روی گزینه File کلیک کرده و سپس گزینه  Info را انتخاب نمایید .
۲ – در کنار عبارت Mailbox Cleanup بر روی Cleanup Tools کلیک کرده و گزینه Archive… را انتخاب نمایید .

نحوه بایگانی ایمیل ها در برنامه Outlook 2016 4

۳ – سپس پوشه ای را که می خواهید فایل آرشیو در داخل آن ذخیره شود را مشخص نمایید . اگر پوشه Outlook که بالاترین گزینه است را انتخاب نمایید , تمام آیتم ها در پوشه Outlook به یک فایل جدید دیتا جابجا می شوند .
نحوه بایگانی ایمیل ها در برنامه Outlook 2016 5

 

۴ – گزینه های مربوط به آرشیو خود را انتخاب نمایید هماندد تاریخ آیتم . همچنین می توتنید در این قسمت مشخص کنید که آیتم ها چه مدت زمانی بر اساس زمان و تاریخ باید قدیمی باشد تا آرشیو شوند و یا این که می توانید یک فایل .pst جدیدی ایجاد نمایید .
۵ – سپس بر روی گزینه Ok  کلیک نمایید تا برنامه Outlook اقدام به تهیه آرشیو ایمیل ها و دیگر آیتم ها بکند .
شما در هر وقت که بخواهید می توانید اقدام به تهیه آرشیو کنید و می توانید فایل آرشیو خود را در حافظه های جانبی جابجا نمایید و در زمان که نیاز به دسترسی به ایمیل های قدیمی و آرشیو شده ی خود داشتید فقط کافیست بر روی فایل .pst ذخیره شده کلیک نمایید .

منبع : آسارایان


 

درباره نویسنده

رضا ترکی

رضا ترکی

با سلام
رضا ترکی هستم کارشناس رشته ریاضیات.
از نوجوانی علاقه بسیار زیادی به طراحی گرافیک و کامپیوتر داشتم. اکنون در اینترنت با نام گرافیست مسلمان به طراحی پوسترهای فرهنگی و مذهبی می پردازم.
همچنین در انجام امور تحت وب تخصص هایی پیدا کرده ام که به مرور زمان آن ها را در اختیار همه قرار خواهم داد.

ارسال نظر

2 + 6 =